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在校園、企業(yè)、工廠、醫(yī)院等大型單位的安保管理過程中，外來訪客的來訪將涉及到業(yè)務(wù)、安保、后勤等多個部門的協(xié)作與配合。在訪客來訪前、接待中、訪問后的各個環(huán)節(jié)，將涉及到不同崗位之間的協(xié)作與配合。在訪客接待中，信息傳遞的及時性，訪客信息掌握的準(zhǔn)確性，以及各個崗位之間的協(xié)調(diào)，都將成為整個訪客接待的關(guān)鍵。采用一套責(zé)任分明，程序合理的訪客系統(tǒng)將為這些步驟帶來職責(zé)分明的流程優(yōu)化。

匯通科技訪客系統(tǒng)，在崗位責(zé)任制的管理思想下，將訪客軟件分為被訪人模塊、安保審核模塊、訪客自助登記模塊，以及查詢與數(shù)據(jù)匯總模塊等多個軟件的相互配合，實(shí)現(xiàn)了訪客管理的信息化。在這種管理思想下，訪客只需要在線上填寫好自己的身份信息，并向被訪人發(fā)起預(yù)約訪問的請求，就可以及時通知被訪人進(jìn)行接待。當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要邀請外界客人進(jìn)行訪問時，也可以通過線上的方式向來訪嘉賓進(jìn)行線上的預(yù)約通知，形成友好的邀請?zhí)崾尽．?dāng)被訪人同意該次訪問后，安保部門、后勤接待部門也將同時獲得該訪問的相關(guān)信息和接待任務(wù)。自此，被訪單位將獲得整體上的訪問規(guī)劃，靜候訪客的到來。

在訪客到達(dá)后，安保部門只需要識別訪客的準(zhǔn)確身份，即可知道按照不同類別的人員進(jìn)行不同流程和規(guī)格實(shí)施接待服務(wù)。在訪客系統(tǒng)中，訪客的拜訪階段也將從到達(dá)后的身份認(rèn)證開始，進(jìn)行各個部門之間和接待人員之間的銜接和配合。自動化的訪客身份識別，減少了安保部門的工作負(fù)荷，縮短了等候的時間，為后續(xù)工作的順利開展帶來了便利。

當(dāng)訪客進(jìn)入訪問后，被訪人將根據(jù)訪客的類別實(shí)行接待服務(wù)。如需要出入的授權(quán)，則可以根據(jù)自有的權(quán)限進(jìn)行授權(quán)的出入管理。通過自動化的方式減少了安保部門的工作，也為整體的接待工作帶來順暢的服務(wù)。

在訪客進(jìn)行訪問過程中，安保部門的管理軟件中將可以準(zhǔn)確掌握在訪客人的準(zhǔn)確數(shù)量、訪問狀態(tài)，以及全部的人數(shù)和異常情況，形成整體的信息把控。這些訪客系統(tǒng)的不同角色之間的配合，為用戶帶來了準(zhǔn)確的崗位責(zé)任劃分，形成了訪客管理的信息化。

匯通科技訪客系統(tǒng)所采用的崗位責(zé)任制，為用戶帶來了明確的責(zé)任分工和各部門之間的配合，形成了良好的用戶體驗(yàn)。在日常使用過程中，采納了安保部門、行政部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員的意見和建議。在IT部門的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃和信息化手段的支撐下，形成了有機(jī)的配合。在訪客到訪后，積極有效的配合，也為自己的訪問節(jié)約了時間，提升了訪問的效率。

在訪客系統(tǒng)的數(shù)據(jù)匯總后，各個部門也可以根據(jù)各自管理的需要進(jìn)行流程上的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)各自崗位的工作效率提升。

匯通科技的出入管理系統(tǒng)，集成訪客系統(tǒng)、入廠安全培訓(xùn)、貨車管控、車輛管理系統(tǒng)等等，優(yōu)化了管理流程，操作簡便，易于掌握，提高了安防工作的效率。