訪客管理系統(tǒng)種類及選購分析
日期：2021-06-01 11:20:46 / 人氣：8781
訪客管理系統(tǒng)一般用于公司前臺(tái)好企業(yè)大門，目的是為了掌握并管理企業(yè)來訪人員的動(dòng)態(tài)。它是一套能有效快捷的管理公司員工或訪客進(jìn)出公司所需填寫進(jìn)出記錄等相關(guān)信息的管理軟件，原理是使用計(jì)算機(jī)快速等級(jí)訪客人員信息，可閱讀一二代身份證、護(hù)照、駕照，并可現(xiàn)場拍照，具有臨時(shí)智能卡發(fā)放與管理功能。這套系統(tǒng)對于場所安全級(jí)別有很大的提升。
目前市面上存在三種訪客管理手段，一是手工登記來訪人員信息，安保（前臺(tái)）工作人員確認(rèn)；二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)驗(yàn)證身份信息，安保人員確認(rèn)；三是訪客通過自助訪客端主動(dòng)登記信息，進(jìn)入場內(nèi)管理方也可查看到來訪者的場內(nèi)運(yùn)行軌跡，做到良好場內(nèi)管理。
一、手工登記訪客系統(tǒng)
假設(shè)應(yīng)用場所已經(jīng)使用了通道、梯控、門禁出入管理系統(tǒng)。來訪者到達(dá)入口或前臺(tái)，告知安保人員將要訪問的公司或人員以及訪問原因，安保人員致電被訪公司確認(rèn)是否允許，如果允許訪問，訪問者在登記簿上填寫身份信息，安保人員檢驗(yàn)后發(fā)通行卡。訪問者完成訪問后到達(dá)出口處，通道設(shè)備吞卡，或來訪者直接將卡歸還前臺(tái)。但這樣的訪客管理存在明顯缺陷，眾多現(xiàn)實(shí)案例紛紛證明了存在的問題。
來訪者身份不易確認(rèn)
來訪人員手工登記身份，可能出現(xiàn)隱藏身份、登記假信息情況；因人不同，字跡也各不相同，因此對來訪人員身份難以辨認(rèn)。且不說來訪者的登記，我們甚至不能確保每一位安保人員都盡職盡責(zé)，安保人員不仔細(xì)核對登記信息，絕大多數(shù)登記也都流于形式，根本不能做到對來訪者的有效管理。
單管理不便
訪客信息采用紙質(zhì)登記，紙質(zhì)登記單容易丟失、容易損壞，不易保存，對歷史數(shù)據(jù)查找很不方便，如果一個(gè)月后才發(fā)現(xiàn)來訪者存在問題，要在大疊的登記表中找到問題訪客如同大海撈針。
通過人員進(jìn)行登記的訪客管理事實(shí)上起步較早，在通道和門禁發(fā)展階段就已經(jīng)存在，但許多人員登記僅僅流于形式，并沒有真正的做到對來訪者進(jìn)行管理。而正是由于人員訪客登記方式的諸多問題，在計(jì)算機(jī)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，人們發(fā)明了用計(jì)算機(jī)代替手工登記的訪客系統(tǒng)。
人員登記訪客來訪體驗(yàn)不好
正是由于手工登記的諸多問題，人們開始將來訪者登記轉(zhuǎn)移到了電腦上，計(jì)算機(jī)登記能夠解決手工登記的一些問題，例如：計(jì)算機(jī)代替人工登記，避免了字跡不清、錯(cuò)位等問題；計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與證件掃描儀相連，無需輸入，直接掃描即可完成對來訪者身份的確認(rèn)，掃描儀可直接讀取一代身份證、二代身份證、駕照、護(hù)照、軍官證、港澳臺(tái)通行證等有效證件；計(jì)算機(jī)登記加快了訪客登記速度。
計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與監(jiān)控設(shè)備相連，監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)抓拍來訪者當(dāng)前圖像，在電腦界面上將其與身份證件圖像進(jìn)行對比、保存，如此使得信息更加可靠安全。但計(jì)算機(jī)登記式訪客系統(tǒng)還僅僅處于確認(rèn)訪客信息的階段，而訪客管理并不僅僅是為了確認(rèn)訪客信息。從目前的市場形勢看，最先促發(fā)訪客需求的將是人員流動(dòng)大、身份復(fù)雜的場所，例如政府、法院、市民中心、檢察院、大型城市綜合體、高端寫字樓等。這些場所管理方想要對來訪人員進(jìn)行管理，從而確保多種業(yè)務(wù)的正常開展，但同時(shí)，由于場所的公開性，他們又要保持良好的社會(huì)形象和平等觀念，而這種基于簡單登記的訪客系統(tǒng)就沒有辦法滿足需求了。
不能應(yīng)付大流量的來訪者
因?yàn)橛?jì)算機(jī)訪客登記僅僅是將手工登記轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上，雖然登記時(shí)間較手工登記有所提高，但如果在人流量大的場所，如市民中心、城市綜合體等，擁堵情況還是經(jīng)常發(fā)生。場所中前臺(tái)一般設(shè)置一個(gè)，工作人員配備兩個(gè)，而計(jì)算機(jī)訪客登記終端一般也只能配備一臺(tái)，這和之前的手工登記配置基本一樣。因此還是起不到來訪人員登記分流作用，速度當(dāng)然不可能提升很多。
不能做到良好的用戶體驗(yàn)
正如上文所說，目前促發(fā)需求的多是市政建設(shè)和高檔商務(wù)中心，訪問這些場所的人員通常對平等性、服務(wù)態(tài)度和受尊重性的要求更高，長時(shí)間的前臺(tái)等候終將消磨來訪者的耐心；這樣的訪客登記實(shí)際上并沒有做到很好的用戶體驗(yàn)。正如我們前文對訪客系統(tǒng)的設(shè)想，我們不僅想確認(rèn)來訪者的身份，我們同樣希望在不影響他訪問的同時(shí)對他場內(nèi)的運(yùn)動(dòng)軌跡進(jìn)行管理。
三、主動(dòng)式訪客管理系統(tǒng)
不管是上文的手工登記，還是計(jì)算機(jī)登記，其實(shí)都不是成熟的訪客管理，僅僅做了訪客管理的一個(gè)部分——身份確認(rèn)。就調(diào)研結(jié)果顯示，目前市場需要的是能夠給用戶帶來良好體驗(yàn)，又可確保安全訪問的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進(jìn)入場所的身份安全，同時(shí)要確保他場所內(nèi)部的訪問安全。
那么，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗(yàn)、又保持高效安全的訪客管理呢？答案只有一個(gè)，化被動(dòng)為主動(dòng)！可以在入口處設(shè)置自助式訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問，自助訪客終端登記速度比被動(dòng)式的登記速度更快；且系統(tǒng)能與通道、梯控、門禁聯(lián)動(dòng)，可實(shí)現(xiàn)對訪客的一卡通管理，這樣，我們能夠從管理端非常清晰的看到訪客在場內(nèi)的軌跡；同時(shí)，我們可以根據(jù)場所人流量配置多臺(tái)自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
訪客系統(tǒng)選購注意
為了更好的服務(wù)于更安全的工作，用戶在選擇訪客系統(tǒng)的時(shí)候應(yīng)關(guān)心下列功能：
·入口多重安全保障。系統(tǒng)對來訪者證件資料（文字、圖像）自動(dòng)完整記錄，并提供防偽參考，便于對VIP人士記錄方便快速通過，對可疑人員進(jìn)行拒訪處理；
·分等級(jí)科學(xué)化管理。分級(jí)權(quán)限管理使不同崗位人員能夠?qū)Ｗ⒈韭毠ぷ?；方便?shí)時(shí)檢查、總結(jié)工作；工作步驟全程記錄，便于動(dòng)態(tài)監(jiān)控工作，保持工作質(zhì)量持續(xù)提升；
·全面快捷的信息記錄。各類證件資料自動(dòng)錄入，無需手寫；登記資料真實(shí)準(zhǔn)確，電腦自動(dòng)處理，不會(huì)出現(xiàn)字跡不清，來訪者照片自動(dòng)抓拍，便于通道管理；操作流程簡單，軟件系統(tǒng)采用人性化設(shè)計(jì)，界面友好，操作人員可輕松掌握；
·對來訪賓客完善的服務(wù)。對訪客登記，使用快速有效身份證登記，只需十幾秒即可完成全部登記工作；高效的同時(shí)確保來訪賓客身份、照片資料完整、準(zhǔn)確，使來訪者備受尊重；
·保護(hù)被訪人隱私，被訪人可通過網(wǎng)絡(luò)終端巧妙的授意門衛(wèi)協(xié)助拒絕惡意訪客，化解了傳統(tǒng)方式暴露被訪人隱私的尷尬；
·靈活方便的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，可兼容多種設(shè)備，根據(jù)實(shí)際情況靈活配置，安裝調(diào)試便利。
匯通科技的出入管理系統(tǒng)，集成訪客系統(tǒng)、入廠安全培訓(xùn)、貨車管控、車輛管理系統(tǒng)等等，優(yōu)化了管理流程，操作簡便，易于掌握，提高了安防工作的效率。
目前市面上存在三種訪客管理手段，一是手工登記來訪人員信息，安保（前臺(tái)）工作人員確認(rèn)；二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)驗(yàn)證身份信息，安保人員確認(rèn)；三是訪客通過自助訪客端主動(dòng)登記信息，進(jìn)入場內(nèi)管理方也可查看到來訪者的場內(nèi)運(yùn)行軌跡，做到良好場內(nèi)管理。
一、手工登記訪客系統(tǒng)
假設(shè)應(yīng)用場所已經(jīng)使用了通道、梯控、門禁出入管理系統(tǒng)。來訪者到達(dá)入口或前臺(tái)，告知安保人員將要訪問的公司或人員以及訪問原因，安保人員致電被訪公司確認(rèn)是否允許，如果允許訪問，訪問者在登記簿上填寫身份信息，安保人員檢驗(yàn)后發(fā)通行卡。訪問者完成訪問后到達(dá)出口處，通道設(shè)備吞卡，或來訪者直接將卡歸還前臺(tái)。但這樣的訪客管理存在明顯缺陷，眾多現(xiàn)實(shí)案例紛紛證明了存在的問題。
來訪者身份不易確認(rèn)
來訪人員手工登記身份，可能出現(xiàn)隱藏身份、登記假信息情況；因人不同，字跡也各不相同，因此對來訪人員身份難以辨認(rèn)。且不說來訪者的登記，我們甚至不能確保每一位安保人員都盡職盡責(zé)，安保人員不仔細(xì)核對登記信息，絕大多數(shù)登記也都流于形式，根本不能做到對來訪者的有效管理。
單管理不便
訪客信息采用紙質(zhì)登記，紙質(zhì)登記單容易丟失、容易損壞，不易保存，對歷史數(shù)據(jù)查找很不方便，如果一個(gè)月后才發(fā)現(xiàn)來訪者存在問題，要在大疊的登記表中找到問題訪客如同大海撈針。
二、計(jì)算機(jī)簡單登記系統(tǒng)
人員登記效率低
在如今人人要求平等的年代，訪問者得到被訪者的尊重直接影響著雙方的業(yè)務(wù)合作。有時(shí)，物業(yè)為保障來訪安全的權(quán)責(zé)劃分，甚至要求必須由被訪者引領(lǐng)來訪者才能進(jìn)入，嚴(yán)重影響來訪者的時(shí)間和心情，難免不會(huì)將情緒歸結(jié)在被訪者身上。通過人員進(jìn)行登記的訪客管理事實(shí)上起步較早，在通道和門禁發(fā)展階段就已經(jīng)存在，但許多人員登記僅僅流于形式，并沒有真正的做到對來訪者進(jìn)行管理。而正是由于人員訪客登記方式的諸多問題，在計(jì)算機(jī)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，人們發(fā)明了用計(jì)算機(jī)代替手工登記的訪客系統(tǒng)。
人員登記訪客來訪體驗(yàn)不好
正是由于手工登記的諸多問題，人們開始將來訪者登記轉(zhuǎn)移到了電腦上，計(jì)算機(jī)登記能夠解決手工登記的一些問題，例如：計(jì)算機(jī)代替人工登記，避免了字跡不清、錯(cuò)位等問題；計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與證件掃描儀相連，無需輸入，直接掃描即可完成對來訪者身份的確認(rèn)，掃描儀可直接讀取一代身份證、二代身份證、駕照、護(hù)照、軍官證、港澳臺(tái)通行證等有效證件；計(jì)算機(jī)登記加快了訪客登記速度。
計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與監(jiān)控設(shè)備相連，監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)抓拍來訪者當(dāng)前圖像，在電腦界面上將其與身份證件圖像進(jìn)行對比、保存，如此使得信息更加可靠安全。但計(jì)算機(jī)登記式訪客系統(tǒng)還僅僅處于確認(rèn)訪客信息的階段，而訪客管理并不僅僅是為了確認(rèn)訪客信息。從目前的市場形勢看，最先促發(fā)訪客需求的將是人員流動(dòng)大、身份復(fù)雜的場所，例如政府、法院、市民中心、檢察院、大型城市綜合體、高端寫字樓等。這些場所管理方想要對來訪人員進(jìn)行管理，從而確保多種業(yè)務(wù)的正常開展，但同時(shí)，由于場所的公開性，他們又要保持良好的社會(huì)形象和平等觀念，而這種基于簡單登記的訪客系統(tǒng)就沒有辦法滿足需求了。
不能應(yīng)付大流量的來訪者
因?yàn)橛?jì)算機(jī)訪客登記僅僅是將手工登記轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上，雖然登記時(shí)間較手工登記有所提高，但如果在人流量大的場所，如市民中心、城市綜合體等，擁堵情況還是經(jīng)常發(fā)生。場所中前臺(tái)一般設(shè)置一個(gè)，工作人員配備兩個(gè)，而計(jì)算機(jī)訪客登記終端一般也只能配備一臺(tái)，這和之前的手工登記配置基本一樣。因此還是起不到來訪人員登記分流作用，速度當(dāng)然不可能提升很多。
不能做到良好的用戶體驗(yàn)
正如上文所說，目前促發(fā)需求的多是市政建設(shè)和高檔商務(wù)中心，訪問這些場所的人員通常對平等性、服務(wù)態(tài)度和受尊重性的要求更高，長時(shí)間的前臺(tái)等候終將消磨來訪者的耐心；這樣的訪客登記實(shí)際上并沒有做到很好的用戶體驗(yàn)。正如我們前文對訪客系統(tǒng)的設(shè)想，我們不僅想確認(rèn)來訪者的身份，我們同樣希望在不影響他訪問的同時(shí)對他場內(nèi)的運(yùn)動(dòng)軌跡進(jìn)行管理。
三、主動(dòng)式訪客管理系統(tǒng)
不管是上文的手工登記，還是計(jì)算機(jī)登記，其實(shí)都不是成熟的訪客管理，僅僅做了訪客管理的一個(gè)部分——身份確認(rèn)。就調(diào)研結(jié)果顯示，目前市場需要的是能夠給用戶帶來良好體驗(yàn)，又可確保安全訪問的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進(jìn)入場所的身份安全，同時(shí)要確保他場所內(nèi)部的訪問安全。
那么，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗(yàn)、又保持高效安全的訪客管理呢？答案只有一個(gè)，化被動(dòng)為主動(dòng)！可以在入口處設(shè)置自助式訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問，自助訪客終端登記速度比被動(dòng)式的登記速度更快；且系統(tǒng)能與通道、梯控、門禁聯(lián)動(dòng)，可實(shí)現(xiàn)對訪客的一卡通管理，這樣，我們能夠從管理端非常清晰的看到訪客在場內(nèi)的軌跡；同時(shí)，我們可以根據(jù)場所人流量配置多臺(tái)自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
訪客系統(tǒng)選購注意
為了更好的服務(wù)于更安全的工作，用戶在選擇訪客系統(tǒng)的時(shí)候應(yīng)關(guān)心下列功能：
·入口多重安全保障。系統(tǒng)對來訪者證件資料（文字、圖像）自動(dòng)完整記錄，并提供防偽參考，便于對VIP人士記錄方便快速通過，對可疑人員進(jìn)行拒訪處理；
·分等級(jí)科學(xué)化管理。分級(jí)權(quán)限管理使不同崗位人員能夠?qū)Ｗ⒈韭毠ぷ?；方便?shí)時(shí)檢查、總結(jié)工作；工作步驟全程記錄，便于動(dòng)態(tài)監(jiān)控工作，保持工作質(zhì)量持續(xù)提升；
·全面快捷的信息記錄。各類證件資料自動(dòng)錄入，無需手寫；登記資料真實(shí)準(zhǔn)確，電腦自動(dòng)處理，不會(huì)出現(xiàn)字跡不清，來訪者照片自動(dòng)抓拍，便于通道管理；操作流程簡單，軟件系統(tǒng)采用人性化設(shè)計(jì)，界面友好，操作人員可輕松掌握；
·對來訪賓客完善的服務(wù)。對訪客登記，使用快速有效身份證登記，只需十幾秒即可完成全部登記工作；高效的同時(shí)確保來訪賓客身份、照片資料完整、準(zhǔn)確，使來訪者備受尊重；
·保護(hù)被訪人隱私，被訪人可通過網(wǎng)絡(luò)終端巧妙的授意門衛(wèi)協(xié)助拒絕惡意訪客，化解了傳統(tǒng)方式暴露被訪人隱私的尷尬；
·靈活方便的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，可兼容多種設(shè)備，根據(jù)實(shí)際情況靈活配置，安裝調(diào)試便利。
匯通科技的出入管理系統(tǒng)，集成訪客系統(tǒng)、入廠安全培訓(xùn)、貨車管控、車輛管理系統(tǒng)等等，優(yōu)化了管理流程，操作簡便，易于掌握，提高了安防工作的效率。
作者：匯通科技